Quand il reste un peu plus de 24 heures avant votre départ en vacances, l'excitation peut prendre le relais et il est facile de laisser un message d'absence court et inefficace. Nous avons tous passé par là. Mais votre vie ne serait-elle pas beaucoup plus facile si vous revenez à une boîte courriel organisée, plutôt qu'une messagerie qui vous garantit plus de travail à votre retour.

Selon la revue 'Harvard Business Review' (HBR), afin d'avoir des vacances «plus agréables et significatives» vous avez probablement encore besoin de rester connecté, surtout avec les amis et la famille. C'est vrai que pour certaines personnes, éviter le courriel est aussi difficile qu'éviter les applications de médias sociaux, mais il doit être fait. HBR suggère donc que la clé reste dans la planification avant de partir. Que vous soyez complètement déconnecté ou préférez consulter vos courriels sporadiquement, vous avez besoin d'un plan clair sur la façon dont vous allez utiliser vos appareils lorsque vous êtes en mode vacances. Les questions que HBR demandent aux travailleurs d'aborder sont les suivantes: «quelle est la moindre quantité de connectivité professionnelle dont je peux me contenter?», «Quelle est la technologie dont j'ai toujours besoin d'utiliser lors de mon congé?», «Quels sont les comptes dont je peux me déconnecter? " et " qu'est-ce que mes compagnons de voyage et moi-même attendons les uns des autres?"

Une fois que tout est planifié, vous devez vous préparer à partir. C'est là que votre message d'absence du bureau est très important. Vous devez écrire un message qui vous aide à éviter l'arriéré redouté qui vous attend habituellement à votre retour.

Ainsi, l'exemple classique de «je suis absent du bureau de «date» à «date», est celui qui est largement utilisé. Mais que dit ce message vraiment à vos clients? Pas grand-chose. Le travail ne s'arrête pas simplement parce que vous êtes absent. Vous avez besoin d'un message qui met en évidence ce qui suit:

• Les dates d'absence. Cela permet aux interlocuteurs de décider comment aborder la situation. Est-ce quelque chose qui peut attendre votre retour ou doivent-ils passer par un autre représentant.
• Les raisons de congé. Autrement dit, devraient-ils savoir si vous serez disponible pour vérifier votre courriel de temps en temps? Est-ce personnel? Est-ce lié au travail? Un cours?
• À qui s'adresser en votre absence? Vous devez laisser un nom, une désignation, un numéro de contact, ainsi que l'adresse électronique de la personne en question. Cela doit être quelqu'un qui est déjà conscient qu'il recevra des courriels ou des appels qui devraient être adressés à vous.

Voici un bon exemple d'une réponse automatique d'absence.

Bonjour,

Je serai absente du bureau en vacances à partir du jeudi 19 janvier jusqu'au jeudi 26 janvier. Pendant ce temps, je n'aurai pas accès aux courriels ou aux appels. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate pendant mon absence, veuillez communiquer avec Reem Al Tajer, Corporate Communications & CSR Executive, à raltajer@bmmi.com.bh ou téléphonez au +973 1774 6122. Sinon, je répondrai à vos e-mails dès que possible à mon retour.

Meilleures salutations,

May Faisal

Selon Inc, vous ne devez inclure que des informations pertinentes. Il n'est pas nécessaire de leur faire savoir quel cours vous suivez et où. Être positif est quelque chose que Inc souligne également. En effet, selon une étude de Wharton menée en 2007, l'attitude positive dans un courriel a un impact significatif sur les autres et sur le lieu de travail. Ne sous-estimez pas le pouvoir des mots. Ajouter, dans l'exemple ci-dessus, que Reem est capable d'assister reflète bien non seulement sur Reem, mais aussi sur ses interlocuteurs de savoir qu'ils peuvent lui faire confiance.

La bonne étiquette des messages d'absence n'est pas difficile si nous prenons le temps de vraiment préparer. Alors que la nouvelle année vient de commencer, assurez-vous que vos prochaines vacances seront correctement planifiées!