نصائح للإجازة: كيف تنفصل عن هموم العمل!
عندما لا يصير أمامك إلا 24 ساعة أو أكثر قليلاً تفصلك عن اللحظة التي تغادر فيها مكتبك قبل حصولك على إجازة، يمكن لمشاعر الإثارة أن تطغى عليك ومن السهل أن تكتفي بترك رسالة قصيرة لا معنى لها تفيد بتغيبك عن مكتبك. كلنا مررنا بهذه التجربة. لكن ألن تكون حياتك أسهل كثيراً جداً لو عدت لتجد علبة الوارد الخاصة بك منظمة بدلاً من أن تجد في طياتها مزيداً من أعباء العمل التي تنتظر عودتك؟
جاء في مقال نشرته مجلة هارفارد بزنس ريفيو أنه لكي تحظى "بإجازة أوفر متعة وأعظم ثمرة"، ربما يتعين عليك أن تظل على تواصل رغم ذلك، ولا سيما مع الأصدقاء والأهل. ما أقصده أن بعض الناس يجدون صعوبة في تجنب استعمال البريد الإلكتروني كصعوبة تجنبهم استعمال تطبيقات التواصل الاجتماعي، لكنه هذا شيء لا بد منه. ولهذا ترى هارفارد بزنس ريفيو أن حرصك على التخطيط قبل رحيلك شيء أساسي. وسواء أكنت تعتزم الانفصال تماماً عن جو العمل أم تنوي مطالعة رسائلك الإلكترونية بين الحين والآخر، فإنك بحاجة إلى خطة واضحة تبيّن كيف تستخدم أجهزتك أثناء الإجازة. وأوردت هارفارد بزنس ريفيو بعض الأسئلة وطلبت من العاملين في قطاع الأعمال طرحها على أنفسهم: "ما أقل قدر من الاتصال بالعمل يمكنني الاحتفاظ به دون أن أخشى العواقب؟"، و"ما الأشياء التي أريد على الرغم من كل شيء أن أستخدم الوسائل التكنولوجية لكي أفعلها أثناء قيامي بعطلة؟"، و"عن أي الحسابات ينبغي أن أنفصل تماماً؟"، و"ما الذي أتوقعه من رفاق سفري ويتوقعونه مني؟".
ما إن تفرغ من التخطيط لكل شيء، يتعين عليك الإعداد للرحيل. وهذه هي المرحلة التي يكتسب فيها ردك الذي يفيد بأنك في عطلة أهمية شديدة. فلا بد من كتابة رسالة تساعدك على تفادي الكمية البغيضة من الأعمال المتأخرة التي تنتظر رجوعك عادة.
وهكذا نجد الرسالة النمطية التي تقول: "أنا في إجازة بداية من تاريخ كذا إلى تاريخ كذا" هي الشائع استخدامها على نطاق واسع. لكن تأمّل هذه العبارة بحق وستجد أنها لا تنبئ عملاءك أو موظفيك بالشيء الكثير. فالعمل لا يتوقف ببساطة لأنك في إجازة. وما تحتاج إليه فعلاً هو رسالة إشعار بالإجازة تسلّط الضوء على ما يلي:
- تواريخ الغياب: وبهذه الطريقة يعرف الناس كيف يتعاملون مع المسألة. فهل الشيء الذي يريدونك من أجله يقبل الإرجاء إلى حين عودتك أم أنهم يلجؤون إلى ممثل آخر من ممثلي الشركة.
- ما سبب حصولك على إجازة؟ أو بطريقة أخرى أبسط نقول إنهم يريدون معرفة ما إن كنت ستقتطع من إجازتك لمطالعة رسائلك الإلكترونية من حين إلى آخر أم لا. هل هي إجازة شخصية؟ أم أنها ذات صلة بالعمل؟ أم دورة تدريبية؟
- بمن يتصلون في غيابك؟ يجب أن تترك اسم شخص بعينه ووظيفته ورقم الاتصال به فضلاً عن عنوانه الإلكتروني. ويجب أن يكون هذا الشخص على دراية بالفعل بأنه سيتلقى رسائل إلكترونية أو مكالمات هاتفية ينبغي أن تكون موجهة إليك أصلاً.
ونقدم لكم فيما يلي مثالاً جيداً على رد تلقائيّ يفيد بأن صاحبه في إجازة.
مرحباً،
سأتغيب عن العمل في إجازة بداية من الخميس الموافق 19 يناير، على أن أستأنف العمل يوم الخميس الموافق 26 يناير. لن يكون بإمكاني خلال هذه الفترة مطالعة بريدي الإلكتروني أو استقبال المكالمات الهاتفية. في حالة احتياجكم إلى مساعدة عاجلة أثناء غيابي، برجاء الاتصال بالزميلة ريم التاجر، إدارية اتصالات المجموعة والمسئولية الاجتماعية، على العنوان الإلكتروني: raltajer@bmmi.com.bh، أو الاتصال هاتفياً على الرقم: 97317746122+. وإلا فسوف أرد على رسائلكم الإلكترونية في أقرب فرصة بعد عودتي.
مع وافر التحية،
مي فيصل
وفقاً لما نشرته مجلة "إنك" المتخصصة في الأعمال، يجب أن تقتصر على ذكر المعلومات وثيقة الصلة؛ فلا داعي إلى إبلاغهم بطبيعة الدورة التدريبية التي تتلقاها ولا مكانها. ومن السمات التي تسلط عليها "إنك" الضوء أيضاً التحلي بالإيجابية؛ إذ أن للموقف الإيجابي في الرسالة الإلكترونية التي تبعث بها مردوداً كبيراً على الآخرين وعلى مكان العمل وفقاً لدراسة أجرتها كلية وارتون في عام 2007. فالكلمات الطيبة لها وقع عظيم، وبالتالي فإضافة بعض الكلمات التي تفيد بأن ريم – في المثال المذكور سابقاً – موظفة مقتدرة، لا تنعكس بالإيجاب على ريم فحسب، بل أيضا على قراء الرسالة؛ فيعلمون بذلك إمكانية الاعتماد عليها.
اتباع قواعد السلوك السليم عند الخروج في إجازة ليس بالشيء الصعب لو حرصنا على الاستعداد الحقيقي لمثل هذه اللحظة. إذن فمع إشراقة العام الجديد، احرص على أن تخطط جيداً لقيامك بإجازتك المقبلة!