إننا على موعد مع تغيير كبير سيؤدي إلى تحوّل جذري وعميق في مجموعة بي أم أم آي، التي ستطلق بحلول منتصف هذا العام ومن خلال فريق عمل متكامل، مشروع إدارة الموارد البشرية بالخدمة الذاتية للموظفين، وذلك في جميع عملياتها، الأمر الذي يشكل خطوة هائلة نحو رقمنة العمليات وأتمتتها.

ولقد التقى فريق الاتصالات والتسويق في المجموعة مؤخراً مع ثلاثة أشخاص أساسيين بالنسبة لهذا المشروع، وذلك للتعرف أكثر على طبيعته ومجرياته: مروة راستي، مديرة الموارد البشرية للعمليات – دول مجلس التعاون؛ وأيمن العريض، رئيس تكنولوجيا المعلومات؛ وسارة الصيرفي، مديرة المواهب، وناقش معهم هدف المشروع وكيفية تطبيقه والتغييرات التي سترافقه.

ما هو المقصود بمشروع إدارة الموارد البشرية بالخدمة الذاتية للموظفين؟

مروة:
إننا نجمع من خلال هذا البرنامج عدداً كبيراً من العمليات ضمن نظام مؤتمت واحد. ولعل تطبيق هذا البرنامج يعد أمراً غاية في الأهمية والتشويق. إنه سيحدث تحولاً جذرياً في كيفية خدمة زبائننا الداخليين، وفي هيكلية وطريقة عمل فريق إدارة الموارد البشرية في مجموعتنا. إذ سيكون بمستطاع موظفينا قريباً الدخول إلى جميع بياناتهم من خلال مركز واحد، بدلاً من اللجوء إلى مصادر مختلفة ومتناثرة قد لا توفر المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب. فهذا المشروع يسهم في تمكين موظفينا بنحو شامل وفي جميع بلدان عملياتنا.

كيف سيساعد هذا المشروع في تمكين موظفينا؟

أيمن:
أولاً، سيسهم هذا المشروع في تمكين موظفينا لأنه سيتيح لهم إدارة بياناتهم الخاصة ويوفرها لهم بشكل ميسّر وسريع. فبينما كان يتعين عليك السير في عملية طويلة والتواصل مع العديد من الموظفين الآخرين للحصول على المعلومة، سواء أكانت خاصة بك أم بأحد العاملين في فريقك، إن كنت مديراً، سيعمل النظام المؤتمت الجديد اليوم على ترشيق العمليات ومنحك سلطة إدارة بياناتك الخاصة، الأمر الذي من شأنه أن يزيد إنتاجية وكفاءة جميع الشركاء وعلى نحو شامل.

مروة:
وبالنسبة لفريق إدارة الموارد البشرية، فإن هذا المشروع سيعزز إمكاناتنا فعلاً وبشكل كبير. فلن نكون بعد الآن مجرد إداريين نتلقى الطلبات وننفذها. إذ من خلال أتمتة هذا الجزء من عملياتنا، سيتاح لنا أن نغدو شركاء قيّمين في المجموعة نعمل كمستشارين لا كإداريين فقط. إننا سندير الناس والبيانات والمعلومات، لكننا في الوقت ذاته سننخرط بقوة في تحليل البيانات واستخلاص النتائج المفيدة منها، الأمر الذي سيسمح لنا بتقديم شكل أهم من الدعم لشركتنا وإدارتها من خلال المساعدة في اتخاذ القرارات السليمة وتعزيز توقعات سوية الخدمة، وفي الوقت ذاته ضبط دقة البيانات وتحسينها.

يبدو أن تطبيق مشروع إدارة الموارد البشرية بالخدمة الذاتية للموظفين سيمثل تغييراً كبيراً.

سارة:
نعم إن التغيير المتوقع جذري وعميق. ففي حين كان موظفونا حتى الآن يديرون الأمور عبر الآليات البيروقراطية التقليدية، سنجدهم قريباً متحررين من هذه الأعمال، وعوضاً عن ذلك سيكون بمقدور جميع الموظفين الوصول إلى بياناتهم باستقلالية تامة لم تكن متاحة سابقاً. وقد يخشى البعض من التغيير والتقدم وتطبيق الأتمتة، لكن الحقيقة هي أن الأتمتة إنما تخلق فرصاً للقيام بأدوار جديدة وتحسين المهارات بنحو كبير. فلن يبقى موظفو إدارة الموارد البشرية يقومون بالمهام البيروقراطية، بل إنهم سيتعلمون مهارات جديدة لكي يتمكنوا من الاستفادة من الفرص الجديدة التي توفرها الأتمتة، بما في ذلك تحليل البيانات وتقديم الاستشارة والنصح، وتحسين التواصل مع زبائننا الداخليين.

كيف لاقى الفريق إطلاق هذا البرنامج؟

مروة:
لطالما كان هذا البرنامج موضع نقاش ودراسة، وجميع أفراد الفريق متشوقون لتنفيذه! لقد كان فريق إدارة الموارد البشرية منخرطاً بقوة في هذا البرنامج منذ بدايته، فبالمحصلة هم الخبراء في هذا الموضوع وآلياته وهم المرشدون الحقيقيون لمستشارينا على طول الطريق. ولقد كانوا جميعاً، إلى جانب فريق تكنولوجيا المعلومات، جزءاً لا يتجزأ من المشروع، إذ ساهموا في اقتراح أفضل الممارسات وأجروا الدراسات وجمعوا المعلومات القيمة. إننا متشوقون لمعرفة كيفية تطور مسؤولياتنا وتحولها ونحن على استعداد تام لمواجهة التحدي.

سارة:
تشكل حماسة الفريق عاملاً أساسياً وكبيراً من عوامل نجاح المشروع. علينا ألا ننسى أن الأشخاص الذين يعملون خلف الكواليس ويختبرون العمليات الجديدة والمنخرطين في كل خطوة على طوال الطريق، هم في الواقع الأبطال الحقيقيون في نشر هذه الحماسة وإيصالها إلى باقي أفراد المجموعة. إننا محظوظون وسعداء بأن لدينا فريقاً يمتاز برحابة الصدر والحماسة لملاقاة التغيير القادم.

لا شك أنكم تسمعون عن أناس يخشون الأتمتة وما يتبعها من تغييرات. ألم تختبروا ذلك في فريقكم؟

سارة:
إننا نعيش في عالم لا يمكننا فيه تجنّب التكنولوجيا، وكلما أرجأنا التعامل معها، زاد حجم المهام والأعمال التي يتوجب علينا القيام بها للّحاق بركبها. ولعل أفضل ما يمكن فعله هو ركوب الموجة في كل مرة تنطلق فيها نحونا، وتعلّم كل ما تأتي به إلينا من جديد. ومرة أخرى، إننا محظوظون لأننا نعمل مع مؤسسة تدعم التجديد وتدعم التكنولوجيا وتتبناها. والأهم من ذلك كله، إننا محظوظون لأن موظفينا منفتحون وصدرهم رحب تجاه التغيير. إنهم ضليعون في حل المشاكل، ويسعون إلى اقتناص الفرص لتحسين مهاراتهم وأسلوب أدائهم لمهامهم.

مروة:
هذا صحيح – إن تطبيق هذا النظام يعد خطوة عظيمة جداً نحو الأمام من شأنها أن تحدث تحولاً كبيراً، ليس فقط في إدارة الموارد البشرية، بل في مجموعة بي أم أم آي برمتها من حيث التكنولوجيا التي نوظفها والخدمات التي نقدمها. وهذا ما يجعل موظفينا متحمسين إلى هذا التحول وما يتبعه من آمال وتوقعات في تعزيز رضا زبائن مجموعتنا وتحسين المسار المهني الخاص بموظفينا.

هل سيقدم النظام الجديد أية فوائد أخرى للموظفين إلى جانب فائدة التمكين التي ناقشناها؟

أيمن:
إلى جانب تعزيز رضا زبائننا الداخليين من خلال ترشيق العمليات وتسريعها، يضمن النظام الجديد درجة أعلى من أمن البيانات، وذلك من خلال تطبيق إجراءات وبروتوكولات أمنية صارمة من شأنها أن تلبي احتياجات موظفينا إلى صون البيانات الشخصية والحفاظ على سريتها وعدم إساءة استخدامها. وكذلك سيسهم النظام الجديد في إراحة كاهل موظفينا من أعباء المهام الروتينية والمرهقة، الأمر الذي سيعزز انخراطهم في العمل بفاعلية أكبر. وفضلاً عن ذلك، سيساعد النظام الجديد في تفادي هدر الموارد، من وقت ومواهب وورق! فبما أن النظام الجديد لا يحتاج إلى الورق على الإطلاق، ومع الأخذ بالحسبان أننا نجري أكثر من 11,262 معاملة ورقية وسطياً في السنة، نخلص إلى أننا سنوفر طناً من الورق سنوياً كان قسم الموارد البشرية يهدره في معاملاته الورقية. ويشكل هذا إنجازاً كبيراً نعتز به من حيث المسؤولية الاجتماعية لمجموعتنا!