أطلقت مجموعة "بي أم أم آي" مؤخراً مكتب إدارة المشاريع لدعم المشاريع المتنوعة والمختلفة التي تخطط لتنفيذها في جميع البلدان التسعة التي تعمل فيها المجموعة. وفي هذا السياق، يشاركنا سوتيش بودو، مدير نظام الإدارة المتكاملة والإدارة والأمن المزيد من المعلومات عن مكتب إدارة المشاريع، وكيف سيدعم أعمالنا التجارية وتنفيذها المتميز.

ولنبدأ ذلك بتعريف "مكتب إدارة المشاريع" في مجموعة "بي أم أم آي".

بعبارات بسيطة، يتمثل مكتب إدارة المشاريع في مجموعة من الأشخاص يعملون بمثابة دعم فنيّ لضمان التنفيذ الفعّال للمشاريع. وفي هذه المرحلة الأولية، نعتبر مكتب إدارة المشاريع في مجموعة "بي أم أم آي" قسماً إدارياً يدعم المشاريع ويكتب التقارير عنها. لذلك يتمثل ما نقوم به في مكتب إدارة المشاريع في دعم المشاريع لا إدارتها. بهذا الصدد، هناك مدير مشروع لكل عمل تجاري تابع لمجموعة "بي أم أم آي" حيث يتولى الأمور الإدارية مثل جدول عمل المشروع وخطته الاستراتيجية والموارد الخاصة به والتعامل مع الأطراف الخارجية، وهنا يأتي دور مكتب إدارة المشاريع في دعم هؤلاء المدراء في كل خطوة من خطوات إدارة مشاريعهم.

إذاً كيف يبدو الدعم الذي يوفره مكتب إدارة المشاريع؟

نقوم في مكتب إدارة المشاريع بتقديم الدعم من خلال توفير الأدوات اللازمة لنجاح المشاريع. وفي هذا الجانب، قمنا بتطوير هذه الأدوات والقوالب وجعلنا مدراء المشاريع يستخدمونها بانتظام وبشكل مستمر في كافة المشاريع. ونظراً لأن أعمالنا التجارية تتسم بالتنوع وتتوزع على نطاق واسع من القطاعات، يعتبر تطبيق القواعد الإرشادية ومواثيق العمل تأكيداً لنا أننا نمتلك منهجية ناجحة وعمليّة في تسيير المشاريع.

من ناحية أخرى، يعد تعزيز التعاون بين شركائنا وبث روح العمل الجماعي بين الموظفين وتجنب العمل الفردي مبدأ أساسياً من مبادئنا. ولذلك نفخر أن لدينا بعض المشاريع التي يشترك في تنفيذها عدد كبير من الأشخاص من عدة أقسام في مجموعة "بي أم أم آي"، وشركاتها بل وحتى من بلدان مختلفة. أما فيما يخص كيفية توفير الدعم فإننا في بداية إدارتنا لأي مشروع، نقوم بعقد اجتماع للتأكد من أن جميع شركائنا على اطلاع بالوضعية الحالية له، وعلى وعي تام بأدوارهم ومسؤولياتهم تجاه ذلك المشروع. بالإضافة إلى ذلك، ومن خلال مكتب إدارة المشاريع، نمتلك نظرة عامة أكثر شمولية وجودة لكل المشاريع التي يجري إنجازها أو التي لا تزال قيد التخطيط، مما يتيح لنا أن نكون على إطلاع بمدى التقدم المحرز لكل منها، وكتابة تقارير الأداء عنها كما ينبغي.

كيف أتت فكرة مكتب إدارة المشاريع لمجموعة "بي أم أم آي"؟

بالنظر إلى الطبيعة التوسعية لأعمالنا التجارية، كان لزاماً علينا أن نؤسس مكتباً لإدارة المشاريع، حيث سيساعدنا هذا المكتب على فهم لماذا تنجح بعض مشاريعنا في حين لا ينجز بعضها الآخر في الوقت المحدد أو أنها تستهلك قدراً أكبر من الميزانية المخصصة لها في البداية. ولمعالجة هذا الوضع، قمنا أولاً بسد الفجوة فيما يخص تقييم المشاريع وتحليلها وحاولنا أن نحدد التحديات والعوائق التي أدت إلى الفشل (أياً كان نوعه) في إنجاز مشاريعنا السابقة. وبعد أن قمنا بذلك، أطلقنا مكتب إدارة المشاريع في وقت سابق من هذا العام، نهاية شهر فبراير بالتحديد.

ما هي هيكلية مكتب إدارة المشاريع في مجموعة "بي أم أم آي"، وما هي الأدوار التي سيضطلع بها؟

تعمل مكاتب إدارة المشاريع بأشكال مختلفة جداً عن بعضها البعض، ويعتمد ذلك على متطلبات المؤسسة التي تديره واحتياجاتها الخاصة. بالنسبة لمجموعة "بي أم أم آي"، وجدنا أن أفضل طريقة لعمل مكتب إدارة المشاريع تتمثل في توفيره الدعم لمدراء المشاريع بدل أن يتولى المكتب إدارة هذه المشاريع بنفسه. تحتاج مجموعة "بي أم أم آي" مكتب إدارة مشاريع يعمل كقسم إداري حيث يوفر تقارير مستمرة ومنتظمة عن وضعية وحالة المشاريع وما الذي يحدث فيها، وتوفير المشورة والتوجيه اللازم وتقديم أفضل الممارسات والتحليلات فيما يتعلق بتنفيذها. من ناحية الهيكل، يتألف مكتب إدارة المشاريع من فريق صغير من أعضاء نظام الإدارة المتكاملة، الذي أقوده بنفسي بصفة مدير لمكتب إدارة المشاريع.

يشتمل مكتب إدارة المشاريع في "بي أم أم آي" على مستويين، المستوى الأول يكمن في صميم مكتب إدارة المشاريع، حيث يقوم فريق نظام الإدارة المتكاملة بتوفير المشورة والتوجيه والخبرة وأدوات إدارة المشاريع، أما المستوى الثاني فيكمن في الجانب التجاري، حيث يبرز هنالك دور مدير المشروع الذي يتولى قيادة فريق المشروع. لا تقتصر الأعمال التجارية على مدير المشروع فحسب، فهناك منسق المشروع الذي يعتبر حلقة وصل بين الشركة وموظفي مكتب إدارة المشاريع، حيث يرفع له التقارير فيما يخص تقدم المشروع ووضعيته الحالية. وطوال مدة تنفيذ المشروع، يقوم فريق مكتب إدارة المشاريع برفع التقارير للإدارة العليا فيما يخص وضعية ونتائج المشاريع المهمة.

على ذكرك هذا، كيف تبدو هذه العملية؟

نقوم في مكتب إدارة المشاريع بالمشاركة في المراحل الخمسة لإنجاز المشروع، والتي تتمثل في صياغة المفاهيم، ثم التصميم والتخطيط، ثم التنفيذ، ثم التحكم وأخيراً: مراجعة التنفيذ. ونبدأ ذلك بعقد اجتماع مع الشركاء والجهات المعنية بالمشروع في بداية السنة، ثم نجمع المعلومات ونجري جرداً لجميع المشاريع المخطط لها عبر كافة أعمالنا التجارية. بعد ذلك نشرع في عملية صياغة المفاهيم حيث نعمل على فهم رؤية المشروع وغرضه وأهدافه، والتأكد من أن الجهة المالكة للمشروع عيّنت مديراً وفريق عمل له. وما إن يتم الموافقة على المشروع ويتم تحديد ميزانية له، حتى نشرع فيما نسميه مرحلة "التصميم والتخطيط"، حيث نتأكد من التصميم المناسب للمشروع، مع تحديد مخطط زمني واقعي، وتوفير المصادر اللازمة لتنفيذه، وإقامة قنوات التواصل بين الجهات المعنية.

توفر لنا مرحلة التخطيط الأساس المتين الذي يستند عليه المشروع من ناحية الجودة، الموارد المالية، المشتريات، والموارد البشرية والعلاقات العامة وغيرها من الأمور المتعلقة بالمشروع. بعد ذلك نواصل دعم المشروع طوال مرحلة التنفيذ، حيث يجري تنفيذ خطط المشروع، تليها مرحلة التحكم التي نعمل فيها على ضمان جودة التنفيذ وأن كل شيء ينجز وفق الإرشادات والمعايير المعتمدة حتى يتم إنجاز المشروع نهائياً بشكل رسمي. وأخيراً، يقوم مكتب إدارة المشاريع بمراجعة ما بعد تنفيذ المشاريع، حيث نحاول فيها فهم ما الذي نجح بشكل جيد وما الذي لم يجرِ كما ينبغي، حيث تمثل لنا دروساً نتعلم منها عند التخطيط للمشاريع المستقبلية.

برأيك، ما هي أفضل الممارسات التي تجعل تنفيذ المشاريع ناجحاً؟

برأيي، يبدأ كل مشروع كبير ناجح مع الحصول على مشاركة الإدارة العليا فيه ودعمها له. والتغيير ليس عملية سهلة دائماً، وفي البعض الأحيان تجد المشاريع الجديدة بعض المقاومة والمعارضة. وهنا يأتي دور دعم الإدارة العليا حيث تضمن أن يعرف الجميع أن مكتب إدارة المشاريع مدعوم من أعلى جهة في المؤسسة. لكن الأمر لا يقتصر على دعم القيادة العليا فحسب، لأنه وكما قلت سابقاً، لا بد علينا أن نشرك أكبر عدد ممكن من الجهات المعنية ومنذ البداية، وذلك لأن مكتب إدارة المشاريع يشبه بالفعل مجتمعاً يضم كل أعمالنا التجارية ومكاتبنا في مختلف البلدان.

من المهم أيضاً أن نقول بوضوح أننا لم نؤسس مكتب إدارة المشاريع لجعل عمل الموظفين أصعب وأكثر عناءً. على العكس من ذلك، يتمثل دورنا في توفير الدعم من خلال أفضل الممارسات والطرق المنهجية المجرّبة لضمان نجاح المشاريع بدلاً من التعثر والتعرقل وعدم التعلم من الأخطاء ومواجهة التأخيرات أو فشل المشاريع. من المهم أيضاً أن يكون فريق العمل على المشاريع متمتعاً بالمهارات والتدريبات الضرورية وأنهم يحظون بالتمكين اللازم لإنجاز مهامهم. ولنلخص الأمر نقول أن بعض أفضل الممارسات تتمثل في: المشاركة المؤسساتية، التخطيط المناسب، وفتح قنوات التواصل وتوفير التدريب اللازم.

 بالنظر إلى تنوع وتعدد أعمالها التجارية، تدير مجموعة "بي أم أم آي" بعض المشاريع المتنوعة للغاية. كيف يستطيع مكتب إدارة المشاريع تسيير تلك المشاريع بشكل فعّال؟

عندما قمنا بعملية جمع المعلومات، وجدنا أن لدينا حوالي 35 مشروعاً يتم تنفيذها حالياً في عبر المجموعة. وهكذا شرعنا في عملية إعداد ملف تعريفي لكل مشروع على حدا، حيث حددنا بادئ ذي بدء المشاريع التي أحرزت تقدماً كبيراً في إنجازها والتي تحتاج إلى إعطائها الأولوية، ومن هنا خرجنا بقائمة قصيرة من 12 مشروعاً. بعد ذلك قسمنا هذه المشاريع على فريق مكتب إدارة المشاريع، كلٌّ حسب خبرته. وفي مكتب إدارة المشاريع، لدينا أعضاء يأتون من مجالات مختلفة مثل تدقيق الحسابات، والمالية، والتجارة الإلكترونية، ومراجعة أداء الأعمال التجارية، ونظام الإدارة المتكاملة وغيرها، وهكذا نوزع المشاريع المناسبة عليهم، حسب خبرتهم العملية ليوفروا الدعم لها. وبهذه الطريقة، نستفيد بأفضل وجه من التنوع الموجود في فريقنا لدعم المشاريع المتنوعة التي تمتلكها مجموعة "بي أم أم آي"، مع العلم أن هناك دائماً عدة خبراء في المجالات المعنية نلجأ إليهم ونشركهم في عملية دعم المشاريع.

يكمن صميم إدارة المشاريع في ضمان التنفيذ المتميز لها؛ هل لك أن تخبرنا عن تعريفك لهذا المفهوم وكيف يقوم مكتب إدارة المشاريع في مجموعة "بي أم أم آي" بذلك؟

تعاني الشركات التجارية في وقتنا الحالي من وقت عصيب في جميع أنحاء العالم، حيث تشهد الأعمال التجارية تراجعاً في كافة مستوياتها. مع ذلك، نرى أنفسنا في مجموعة "بي أم أم آي" كفريق يخوض معاً نفس المعركة، لذلك يتمثل التنفيذ المتميز بالنسبة لي في السعي لضمان أن استثماراتنا تتماشى وأهدافنا الإستراتيجية. من ناحية أخرى، ينطوي التنفيذ المتميز كذلك على مدى مساعدتنا لفريق الإدارة على العمل بشكل جماعي لضمان تحقيق استراتيجيتنا باستمرار في كافة فروعنا وأقسامنا، حيث يتمتع المدراء بالإمكانيات اللازمة للمساهمة في إنجاح هذه الاستراتيجية. وفي هذا السياق، أرى مكتب إدارة المشاريع حلقة وصل تضم معاً كافة أقسام مجموعة "بي أم أم آي"، حيث يضمن توحيد جهودها للسير نحو الأهداف المشتركة وذلك من خلال جعل عمل مختلف المدراء متناغماً مع بعضه البعض وضمان أن المشاريع يتم تنفيذها بكل امتياز وتفوق.

كيف ترى مستقبل مكتب إدارة المشاريع؟

بالنسبة لهذه السنة، سنعمل على ضمان الإعداد والتأسيس الفعال لمكتب إدارة المشاريع، بحيث نستطيع بعد ذلك متابعة أداء المشاريع. من جانب آخر، ومع المضي قدماً سيتطور هذا المكتب حتى نتمكن من توفير مؤشرات الأداء الرئيسية ومختلف مقاييس الأداء الأخرى المتعلقة بمشاريع المجموعة. على سبيل المثال، سندرس في مكتب إدارة المشاريع مواضيع مثل: إلى أي مدى تتماشى المشاريع مع استراتيجية المجموعة، وكم عدد المشاريع التي تم تنفيذها وفق جدولها الزمني وميزانيتها المحددة، وعدد المشاكل التي واجهتنا في تنفيذها وتم حلها، وما إلى ذلك. وهكذا سيحظى مكتب إدارة المشاريع بالمزيد من التطور بحيث يتيح لنا مشاركة المزيد من البيانات المفصلة مع الإدارة العليا، مع تركيز دائم على فعالية مكتب إدارة المشاريع والعمل المستمر على تحسينه. وهذه مهمة لا تنجز باستعجال، لذلك نحن لن نتسرع فيها وسنأخذ كامل وقتنا لأنه -وكما هو معلوم- تكمن صعوبة الأمور في بداياتها. إننا في مكتب إدارة المشاريع لا نحاول أن نرهق أي ، ولا أن نفرض ضغوطات أخرى عليه، بل نحن هنا لدعمهم وجعل مسؤولياتهم ومهامهم أكثر يسراً وسهولة وإنجازها أكثر فعالية. إنها رحلة طويلة ولا شك، وفي نهاية المطاف، نريد جعل مكتب إدارة المشاريع هيئة ناجحة، ومن خلال النمو المستمر، ومشاركة ودعم جميع أعمالنا التجارية، سنساهم في تطوير مكتب إدارة المشاريع ليلبي بشكل أفضل احتياجاتنا مجموعة "بي أم أم آي".