لم يتصور تشارلز سوامي عندما انضم إلى مجموعة "بي أم أم آي" في عام 2008 كإداري خدمة الزبائن في قسم التعاقد والإمداد، مدى الحب الذي سيتملكه تجاه وظيفة في مجال العمليات. تمتع تشارلز خلال فترة عمله هناك بالكثير من فرص النمو في المجموعة، ليتولى في نهاية المطاف منصب مدير العمليات لقطاع الغذاء في شركة جي أس أس في البحرين. عقدنا لقاءً مع تشارلز لنعرف المزيد عن تجربته وكيفية إدارته لعبء العمل والفريق في منصب غالباً ما يكون حافلاً بالتحديات.

ما الذي يعطي شركة جي أس أس في البحرين ميزة الأفضلية، وهل يساعدها في ذلك كونها جزءاً من مجموعة بي أم أم آي؟

تعمل شركة جي أس أس في البحرين بشكل رئيسي في مجال توفير مصادر المواد الغذائية وغير الغذائية وإمداداتها، وتنطوي على ذلك عقود كثيرة ومختلفة تتنوع من ناحية الشروط والأحكام ومتطلبات التشغيل. وبفضل السجل الحافل لمجموعة بي أم أم آي وخبرتنا الدولية في شركة جي أس أس، فقد أصبحنا معروفين بحجم الخبرة الفنية التي تظهر بشكل جليّ من خلال عملنا. ونحن نعلم من خلال المشاريع التي عملنا عليها مثلاً أننا نمثل أحد أهم الخيارات التي يعتمد عليها القطاع الحكومي. ومما نفتخر به على الصعيد التقني أننا لا نزال نحصل دائماً على تقييم ممتاز من جميع الزبائن. كما أنّ امتدادنا الجغرافي يشكّل فارقاً كبيراً، حيث تعمل بي أم أم آي في دول مختلفة في الشرق الأوسط وأفريقيا، وهي حاضرة في دول أخرى أيضاً. وإنّ كوننا جزءاً من مؤسسة كبيرة يوفر لنا فرصة لتعلم الكثير من زملائنا والأعمال الأخرى.

وبالحديث عن طريقتنا في إدارة قسمنا، فما يجعلنا متميزين على المستوى الداخلي هو منح الموظفين الثقة للتمتع بالسلطة التي تخوّلهم لاتخاذ القرار السليم كلما لزم الأمر. لن تحصل على استجابة بنفس السرعة لدى معظم المؤسسات نظراً لاعتماد هذه المؤسسات على نظام هرمي بالغ التعقيد للمصادقة على القرارات قبل تنفيذها. ولكن بفضل الطريقة التي صُمِّم بها قسمنا، فإننا مؤتمنون على تسويات أو قرارات مالية معينة نتخذها نيابة عن القسم. وهذا يعني أننا نستطيع التصرف على نحو أسرع، وأننا نعطي زبائننا الخدمة الاستثنائية التي يتوقون إليها في الوقت المناسب.

حدثنا أكثر قليلاً عن كيفية دخولك إلى مجال العمليات؟

حسناً، اشتملت وظيفتي على العمليات منذ البداية، حتى عندما كنت إداري خدمة الزبائن. كانت طريقة تصميم القسم تقتضي أن يتولى الفريق تصنيف كل شيء، من طلبات الزبائن وحتى مراجعة متطلبات حكومة الولايات المتحدة والمتعاقدين. أنا متأكد من أنك تستطيع تخيل حجم هذه القائمة الشاملة. أعطتني الوظيفة بالفعل فرصة لتعلم كل شيء يخص سلسلة التوريد، والعمليات الإدارية الحكومية المختلفة، والأمور اللوجستية المتعلقة بعمليات الأسطول.

هل قمت بأدوار سابقة ساهمت في إعدادك جيداً لمنصبك الحالي كمدير للمبيعات؟

بالتأكيد! لقد أردت دائماً العمل في مجال العمليات، لأنني عرفت أنني أمتلك نقاط قوة في هذا الجانب. أفضّل إدارة العمل من الألف إلى الياء، وأن أحقق أرباحاً تعود على هذا العمل. وفي منصبي هذا، فإنني أعتني بحسابات مهمة تختص بشكل رئيس في الغذاء في شركة جي أس أس في البحرين، بالتعاون مع فِرق سلسلة التوريد وخدمة الزبائن والإدارة. نحن نقوم بإدارة العملية كاملة، بدءاً من استلام الطلبات، والتعهيد من المورّدين المعتمدين، إلى التعامل مع الزبائن، ووصولاً إلى تقديم المنتج النهائي. ويتطلب التعامل مع المورّدين المحليين والدوليين وجهات التأمين ووكلاء الشحن، واللوائح التنظيمية الخاصة بالجمارك والاستيراد، تواصلاً دائماً مع زبائننا الداخليين والخارجيين، إلى جانب التشاور مع فريق الخدمات اللوجستية لدينا حول آلية التوزيع ومواعيده التي يتعين علينا الالتزام بها. نواجه تحديات كبيرة عند التوصيل في مناطق النزاعات، ويعتبر التأكد من توافر المنتجات وسلامة الغذاء أمراً بالغ الأهمية للإيفاء بالتزاماتنا التعاقدية والارتقاء إلى ما يتجاوز مستوى توقعات زبائننا.

ما الذي يجعلك متحمساً إزاء وظيفة في مجال العمليات؟

إنها السيناريوهات المختلفة التي تظهر كل يوم، فلا تشابه بين يوم وآخر. وعلى الرغم من أنّ ذلك قد يصبح بمثابة تحدٍّ كبير وهدراً كبيراً للوقت في بعض الأحيان، إلا أنّ قدرتك على التعامل مع الوضع والحفاظ على سعادة زبائنك تمنحك بالفعل شعوراً بالرضا والحماس. نحن جاهزون على مدار الساعة لتحقيق ذلك. ولأنّ الكثير من زبائننا هم من الولايات المتحدة، فإنّ الفرق الزمني يعني أننا نعمل على مدار الساعة ونأخذ عملنا إلى المنزل. يمكن أن يكون ذلك صعباً في بعض الأوقات، ولكنه يبقيك متيقظاً، وأنا أعتبر ذلك الزخم مثيراً.

كيف تقوم بإدارة ما يمكن أن يكون عبء عمل ثقيل؟

لقد اكتشفت أنّ من الأفضل القيام بالأعمال فور مجيئها. لا تترك أي شيء للحظات الأخيرة، وحاول ألا تماطل عندما تظهر أشياء جديدة. كن سريعاً وحذراً. لنفترض أنني أعمل على شيء ما وأتت مهمة عاجلة، سأسرع في تحديد أهميتها وأرتبها على جدول أعمالي وفقاً لذلك. تعتبر القدرة على التحويل بين المهمات دون مجهود يذكر أمراً لا غنى عنه. عليك أن تتعلم كيفية ترتيب أولوياتك، فالأعمال تجري بوتيرة سريعة ولا شيء يبقى على حاله. لقد وجدت أنّ تلك هي الطريقة الأفضل للتعامل مع بيئة يصعب التكهن في مسار الأحداث فيها.

ما هي الصفات التي تبحث عنها في فريقك؟

الثقة والانفتاح مهمان حقاً بالنسبة لي. نحن نمتلك سياسة الباب المفتوح في مجموعة بي أم أم آي، ونراعي دائماً تعزيز ثقافة من الشفافية. يعلم أعضاء الفريق أنهم يستطيعون دائماً القدوم إليّ بالمشاكل أو الاقتراحات، لذا فنحن نعمل على إيجاد الحلول معاً.

لدينا فريق رائع يعمل بتفانٍ كبير في مختلف وظائف عملنا. إنهم جديرون بالثقة ويجيدون تدبر أمورهم بأنفسهم، حتى في المواقف التي تدعو إلى التوتر. لا أدير تفاصيل الأمور، ولكنّ الثقافة والمبادئ التوجيهية الصحيحة موجودة، ويعلم الفريق متى تكون ثمة حاجة للتعامل مع موقف ما على نطاق أوسع. إذاً، القدرة على اتخاذ قرارات جيدة والعمل باستقلالية والتمتع بروح الفريق وكونك جديراً بالثقة؛ هذه هي كل الصفات التي أبحث عنها.

كيف تحافظ على معنويات مرتفعة لدى الفريق في بيئة عمل قد تكون حافلة بالتحديات أحياناً؟

أول شيء هو أن تعطيهم المرونة والثقة لإدارة الأمور بالطريقة التي يجدونها مناسبة. وإذا كانت لدى أحد ما مشكلة أو حالة طارئة، دائماً ما يأتي باقي أعضاء الفريق لمدّ يد العون والمساعدة. نعمل بروح الفريق الواحد، ويأتي الجميع لدعم بعضهم البعض.

أحرص دائماً على تخصيص وقت للفريق. لا أحب أن تتراكم الأشياء، وأريد أن أساعدهم في التعامل مع المشاكل بأسرع وقت ممكن، سواءً كانت مشاكل مهنية أم حتى مشاكل شخصية.

وعندما أرى أنّ فريقي يعاني بالفعل من ضغوطات في مشاريع معينة، فإنني أعلم الوقت الذي يتعين عليّ التدخل فيه لإزاحة بعض ذلك الضغط عن أكتافهم.

وإضافة إلى ذلك، أعتقد أنّ الاعتراف بالموظفين الذين يبذلون أفضل ما بوسعهم ومكافأتهم على ذلك هو أمر بالغ الأهمية. فسواءً قام الموظفون بحل مشكلة عند الساعة الثانية صباحاً أو أظهروا روح الفريق على نحو استثنائي أو حازوا على إعجاب أحد عملائنا، يتعين أن يأتي الاعتراف بفضلهم والإشادة بهم في الوقت المناسب.

وأخيراً، نسمع أنك شاركت في تجديد المقهى والكافيتريا الجديدين في المقر الرئيس لمجموعة بي أم أم آي، هل يمكنك أن تخبرنا بالمزيد عن ذلك؟

لقد كنا نحاول تبسيط الكثير من عملياتنا وإدخال تعديلات على المساحة لتقديم وجبات صحية ولذيذة لموظفينا وسط أجواء تمنحهم شعوراً بالراحة كما لو أنهم في بيتهم. كان الأمر محفوفاً بالصعاب في بعض الأحيان نظراً لوجود الكثير من التخطيط والكثير من التشييد والبناء. ولكن الأمر كان يستحق لأنّ هذا المشروع ساعد في تحسين جودة التجربة وزيادة تشكيلة الأطعمة المقدّمة.

نؤمن بأنّ هذه المبادرات مهمة لأنها تُحدث فارقاً كبيراً على صعيد معنويات الفريق. عندما أسير في الردهات وأسمع الموظفين يتحدثون بحماس عن المساحة الجديدة، أو عندما أرى الموظفين يتبادلون أطراف الحديث في المقهى ويتناولون الطعام معاً، فهذا يعود علينا بفوائد جمّة. أعتقد أنّ من المهم إعطاء الموظفين مساحة يمكنهم فيها إطلاق العنان لأنفسهم وتجديد طاقتهم. والأهم من ذلك أنّ هذه الأماكن أصبحت مساحة رائعة تجمع الموظفين معاً من مختلف الأقسام والإدارات في مكان واحد، وتعزز قيمتنا المتمثلة في العمل بروح الفريق والتزامنا بالشمولية!