وضع تفشي وباء كوفيد-19 العالم في مواجهة مجموعة استثنائية من التحديات؛ وأجبرنا تفشي الوباء على تغيير نمط حياتنا وعملنا، بل وحتى طريقة تواصلنا سويًا. منذ بداية الانتشار السريع والواسع للوباء؛ بدأت مجموعة من العاملين في بي أم أم آي في العمل سويًا للحفاظ على سلامة أفرادنا، عملائنا، وجميع الأطراف المعنية. وقد أجرينا حوارًا مع الرئيس التنفيذي، السيد. مارك شيريدان؛ لنتعرف منه على المزيد عن لجنة إدارة الأزمات في بي أم أم آي.

لماذا شكلت بي أم أم آي لجنة إدارة أزمات؟

كان من الضروري جدًا أن يكون لدينا مجموعة تتضمن شخصيات تشغل مناصب مختلفة؛ لتدير تعاطينا مع الأزمة، بل وخططنا ليتسنى لنا الحفاظ على تصدرنا للمشهد.

حينما تنشب أزمة ضخمة مثل هذه تظهر حاجة الناس للقيادة الرشيدة؛ ولكني لا اعتقد بوجود شخص واحد بمفرده يملك كل الأجوبة الصحيحة أو يكون على دراية بأفضل الحلول الممكنة. ودائمًا ما اتبعنا في بي أم أم آي النهج الجماعي في العمل ولذلك؛ كان من الأفضل في رأيي أن نكون مجموعة مختارة تمثل كل أنشطتنا وأعمالنا، ليتمكنوا من تقديم نظرة مستقبلية حول مدى وتأثير الأزمة علينا، سواء من ناحية السلامة، أو من ناحية نظرة العميل وتعاطيه مع سلسلتنا، وكل ما يمكن التوصل إليه.

وبوجود تلك اللجنة؛ أصبحنا قادرين على وضع كل تلك الأفكار سويًا وعلى الفور في مكان واحد، ليتسنى لنا إتباع منهج موحد للتعامل مع وإدارة تلك المشاكل متعددة الجوانب التي نتجت عن تلك الأزمة؛ ومن ثم تعقبهم ومعالجتهم وقتما تدعو الحاجة إلى ذلك.

ما هو عمل اللجنة بالتحديد؟

بالأساس، تمحورت كل الاجتماعات حول محاولة استيعاب مدى تأثير الأزمة، ومكان حدوثها، وما الذي يتوجب علينا فعله لنكون على استعداد لمواجهتها. كان الوضع في البداية ضبابي جدًا لأننا كنا نتعاطي مع المشاكل وقت حدوثها فقط.

وبمرور الوقت ومع استمرار الوباء في التفشي، بدأنا في فهم المزيد عن العواقب والتأثيرات؛ حتى أن جزء كبير من اللجنة أصبح عن كيفية التعاطي مع المشاكل من قبل حدوثها. واتسعت دائرة اهتماماتنا لتشمل أفضل الطرق التي تبقينا على استعداد لمواجهة أي تحديات محتملة.

وبما أن تلك الأزمة بالطبع غير مسبوقة- وهو الأمر الذي ينطبق على العالم بأسره-  فمهما كنت مستعدًا فلن تمتلك بالضرورة كافة الحلول. ولا شك لدي أننا وبالتأكيد قد وقعنا في بعض الأخطاء، وأنه كان علينا أن نتحرك أسرع في بعض الأمور. ولكني على يقين أننا تعلمنا الدرس سريعًا، وأننا حتى الآن، وبفضل اللجنة تمكنا من الحفاظ على تصدرنا للمشهد في معظم الأوقات.

ومثالًا على ذلك أننا كنا قد تبنينا بالفعل سياسة إدارة العمل من المنزل قبل أن تشرع الحكومة في تشجيع سياسة العمل عن بعد، وقد تضمن ذلك العمل على عدة أشياء مثل إدارة كشوف الرواتب عن بعد، وتقسيم الأشخاص إلى فرق ومجموعات لمحاولة تقليل التفاعل.

والأن، وبعد أن أصبحت تلك الأزمة واقع وجزء من حياتنا؛ نستجمع الآن كافة قوانا لنكون مستعدين للمرحلة القادمة. ولذلك نعمل الآن على تعزيز الرسائل الرئيسية لأن الناس يميلون إلى الشعور بالرضا عن النفس. علينا أن ندعم المزيد من الرسائل حول كون سلامة العاملين لدينا، وعملائنا، والأطراف المعنية هي هدفنا الأساسي. تعمل اللجنة أيضًا على تعزيز تدابير استمرارية الأعمال التجارية، وخاصة في قطاع مثل الأسرة وبي أل أس. وبينما نستمر في إدارة عملنا أثناء الأزمة؛ تناقش اللجنة باستمرار ما هي الخطط المستقبلية التي يجب وضعها مثل، الخطط النهائية للعودة للعمل من المكاتب، وكيفية تأمين بيئة العمل لنحافظ على سلامة العاملين لدينا.

وبنهاية كل اجتماع للجنة؛ اتأكد بنفسي من التحدث مع كافة الأعضاء وسؤالهم عن أي أفكار محددة قد تدور في عقولهم، لتكون الفرصة متاحة للجميع لطرح أفكاره. فمهما بدت الفكرة صغيرة، فقد يكون لها تبعات في مكان ما، ولذلك نهتم بإتاحة الفرصة لبعضنا البعض لنتشارك كافة الأفكار.

من هم المنخرطين في أعمال اللجنة حاليًا؟

جمعنا سويًا عدد من العاملين في مختلف القطاعات التجارية، والأقسام، والفروع. أولًا: روبرت سميث؛ مدير العمليات لدينا- يمثل التعاقدات والنقل والإمداد، جانب العمليات اللوجستية وسلسلة التوريدات، بالإضافة إلى عضو من الإدارة العليا، وأنا.

كما تضم اللجنة جعفر العصفور؛ ويمثل أسواق الأسرة بصفته جزء أساسي من هذا العمل حيث يتعامل مع العملاء. تتصدر الأسواق المشهد خلال أزمة كوفيد-19، حيث أن الناس يعتمدون عليها في تأمين احتياجاتهم من الطعام. يعرض فريق عملنا في الأسرة نفسه لخطر الإصابة كل يوم، وذلك ليؤدوا واجبهم في خدمة مجتمعهم في الأزمة، ولذلك نعمل دائما على التأكد من الحفاظ على سلامتهم بكل وسيلة ممكنة، وهم دائمًا متربعين على قمة أولوياتنا في كافة فروعنا في البحرين والسعودية.

أما شيلبا أجيث؛ فهي في نفس منصبها، المسئولة عن إدارة كافة التغييرات، بالإضافة إلى مروة راستي، وتمثل إدارة الموارد البشرية، وسوتيش بودو ويمثل نظام الإدارة المتكامل. بالإضافة إلى سامي حاجي ويمثل IFM، وهو المسئول أيضًا عن التعامل مع المستأجرين لدينا. أما مي الموسوي؛ فهمي المسئولة عن الاتصال والمسؤولية الاجتماعية، أي عن أفضل الطرق التي نوصل بها رسائلنا الأساسية. لدينا أيضًا أيمن العريض، وهو المسئول عن تكنولوجيا المعلومات، ليتأكد من استعداد أنظمتنا لأي قرارات قد نحتاج لاتخاذها. وحسن  آل شرف؛ وهو المشرف على حلول المشكلات المالية والاستمرارية التجارية.

كما يتضح، فإن بعض التخصصات الممثلة في اللجنة جلية للعيان. على سبيل المثال، نحن نرغب في الحفاظ على سلامة العاملين لدينا- وعليه فماذا نحن فاعلون في مسألة ارتداء الكمامة والقفازات؟ وكيف سنتعامل مع مرحلة التفشي عندما تصل إلينا؟ ولكن بعض التخصصات ليست بنفس الوضوح؛ مثل كيف سنسخر إمكانياتنا للضغط على موردينا الأساسيين لضمان تحسين شروط الدفع، وكيف سنقلل عبء الإيجار عن كاهل المستأجرين لدينا.. وهلم جرا.

وبالطبع هناك جانب تجاري حيث يجب علينا أن نقلل من حدة التأثيرات علينا تجاريًا كعمل تجاري. ولحسن الحظ، وبفضل العمل الجماعي للجنة، والعمل الجاد لفرق بي أم أم آي بأكملها؛ تمكنا من تحقيق كل ذلك بنجاح كبير. وكما توقعنا في ظروف مثل تلك؛ فنحن لم نتمكن من تحقيق ميزانيتنا بعد ولكننا تمكننا من تحقيق أرباح، ومن إدارة كل تلك الضغوط التجارية بشكل جيد جدًا.

كيف لنا أن نستثمر الدروس التي تعلمناها خلال عمل اللجنة للتعامل مع أي أزمات مستقبلية أو أي مواقف صعبة ومعقدة؟

هذا هو السؤال الذي نطرحه على أنفسنا طوال الوقت؛ وجزء كبير مما تعلمناه هو أهمية التواصل.

ومن المهم للغاية أن تحافظ على اتساق رسائلك لكل الأطراف المعنية، بما في ذلك أفرادك، عملائك، المساهمين، المديرين، وكافة المعنيين. في الوقت الحالي، تكتسب وسائل التواصل الاجتماعي أهمية بالغة، ولكنها للأسف تعج أيضاً بالمزاعم الباطلة أو المعلومات الخاطئة. أي هفوة في التواصل قد تتسبب في اضطراب حقيقي، قد لا تكون متعمدة، وقد لا تعدو كونها محاولات من البعض لتصحيح تلك الهفوات بآرائهم الخاصة. قد يكون ذلك ضارًا في بعض الأحوال، ولكن ما وصلنا إليه هو أن بعض الناس يصابون بالقلق وحتى الذعر ولذلك يحاولون طرح آرائهم وأفكارهم. ولذلك يبقى التواصل الواضح المتسق المستمر مع الأطراف المعنية من جانبنا هو الحل الرئيسي لتوضيح أي سوء فهم.

ثانيًا، تعلمنا أيضًا ما هي وسيلة التواصل أو الرسالة التي يجب علينا أن نستمع إليها حقًا، عوضًا عن الانزعاج من أي شائعة تصل إلى مسامعنا. الوضع الذي خلفه وباء كوفيد-19 غير مسبوق، وخلق بيئة خصبة لإطلاق الشائعات، عن التوقيت الذي ستفتح فيه الأماكن، والأماكن الأكثر ازدحامًا، وأيها هو الأفضل.. إلخ. حقًا واجهنا كل أنواع الشائعات، وعليك فقط أن تكون حريصًا وأنت تقرر وتختار أي تلك الشائعات يجب التصدي إليها وإيها يجب أن تغض طرفك عنه.

ولذلك فأن ما تعلمناه هو أن ندرس وبشكل كامل ومتعمق ما هو المصدر الذي نثق فيه ونعتمد عليه، ووقتها نغذي تلك المعلومة عبر القنوات المناسبة التي يمكن للجميع الوصول إليها. ومن ثم يمكننا أن نقرر، وفقط بالاعتماد على تلك المصادر الرسمية للمعلومات، كيف سنتصرف، لأننا إذا لم نفعل ذلك تتشتت جهودنا في اتجاهات مختلفة.

هل هناك أي شيء آخر ترغب في التعريف به؟

أود أن يتأكد فريقنا أن سلامته تتربع على قمة أولوياتنا؛ وأحد الأسباب التي تدفعنا لفعل ذلك كمؤسسة هو أن كل العاملين لدينا ملتزمون بالحفاظ على قيم مؤسستنا في كل يوم يمر، بالإضافة إلى كدهم في العمل يوم بعد يوم لإحداث فارق في حياة الناس. والآن، وأكثر من أي وقت مضى، فأن بي أم أم آي تود أن تؤكد للعاملين لديها ثقتها وإيمانها بهم، وذلك عبر التأكد من الحفاظ على سلامتهم قدر الإمكان خلال تلك الأزمة.

ولكن يقع علينا جميعًا جزء كبير من العبء عندما يتعلق الأمر بتحمل مسئولياتنا، وبصفتنا مؤسسة، يمكننا تطبيق كافة التوجيهات والإرشادات الصحيحة، وهذا هو ما نقوم به بالفعل. بداية من الملصقات الأرضية، إلى الملصقات التوجيهية، وحتى البروتوكولات المتبعة في المكان وما إلى ذلك. ولكن على كل واحد منا أن يتصرف بمسئولية فيما يتعلق بإتباع إجراءات السلامة من خلال الالتزام بكافة الإرشادات التي يفرضها المكان.

ضع كمامتك دائمًا، وحافظ على إبقاء مسافة بينك وبين الناس. أما عندما تكون في بيتك، وبالرغم من الإغراء الذي تمثله فكرة الاجتماع مع الأصدقاء للاحتفال أو الاحتفاء بالمناسبات الخاصة، عليك أن تتذكر ما نتج عن الاحتفالات التي حدثت عندما تجاهل الناس التحذيرات التي أطلقتها السلطات الصحية، واجتمعوا سويًا في مجموعات كبيرة العدد. فقد أصيبت عائلات بأكملها، بل وامتد الأمر ليشمل أعداد أكبر من ذلك. يجب على الناس أن تعي أن عليهم أيضًا دور في الحفاظ على سلامتهم الشخصية، وأن الكل في محيط عمله أو مجتمعه يقع عليه عبء المسئولية.

ويتعين علينا جميعًا أن نتحلى بالعقل ونلتزم بالإرشادات التوجيهية، والأهم من ذلك، هو التحلي بالشفافية. المؤسف هي الوصمة التي وصم بها مرض كوفيد-19، وخاصة عند بداية ظهوره، ولكن الحقيقة هي أنه لا يوجد أي ما يعيب في الإصابة بكوفيد-19. لا شك في إن الإصابة به مؤلمة جدًا، ويمكن أن تحمل تداعيات خطيرة للغاية، ولكن على المرء أن يتحلى بالشفافية فيما يتعلق بإصابته. سنفعل كل ما بوسعنا لنقدم الدعم لأي من موظفينا الذي تثبت أصابتهم بهذا المرض حتى يتعافوا منه، وفي نفس الوقت سنتخذ كافة الإجراءات لتقليص فرص نقله لباقي العاملين. ولنتمكن من تحقيق ذلك؛ علينا أن نتحلى جميعًا بالشفافية.

نبذل أيضًا الكثير من الجهد لنحافظ على استمرارية عملنا، وذلك حتى نتمكن من تقديم خدماتنا لعملائنا، ونكون مستعدين للحظة التي يفتح فيها سوق العمل أبوابه بحرية تامة لاستقبال الجميع. ونأمل بحلول نهاية هذا العام، أن نرى المزيد من الزخم. ولذلك؛ استمروا في عملكم الجاد، وحافظوا على سلامتكم. سوف نتخطى هذا الوقت الصعب سويًا، وسوف نتجاوزه ونحن أفضل مما كنا، بل أقوى وأكثر خبرة وحكمة.